Политика в отношении обработки персональных данных

Политика распространяется на B2B-сервис Syneps для работы с LLM-агентами, досками, чатами и документами, доступный на syneps.ai, www.syneps.ai и staging.syneps.ai. Тестовый контур staging может содержать данные реальных пользователей.

Владельцами сервиса Syneps и операторами персональных данных в рамках настоящей политики указаны:

• Индивидуальный предприниматель Абрамович Вера Петровна, ИНН 237303038177, ОГРНИП 326237500157737; место регистрации по ЕГРИП: Краснодарский край.
• Романов Никита Александрович, ИНН 366320584539; адрес для связи: Российская Федерация, г. Санкт-Петербург, Калининский район, Кушелевская дорога, д. 6, корп. 1, стр. 1.

По сведениям ЕГРИП предпринимательская деятельность Романова Н. А. по ОГРНИП 322366800034102 прекращена 27 июня 2026 года. До утверждения финальной редакции необходимо подтвердить его актуальный правовой статус, добавить полный адрес для связи ИП Абрамович В. П. и письменно закрепить распределение обязанностей между операторами.

Запросы по вопросам обработки и защиты персональных данных можно направлять по электронной почте: romanov.bcz@gmail.com

Дополнительный канал связи Syneps в Telegram: @synepswaitlistbot

Состав данных зависит от используемых функций. Syneps может обрабатывать:

• Данные учетной записи и организации: внутренние идентификаторы пользователя и компании, email, имя пользователя, имя и фамилию, изображение профиля, название, описание и отрасль компании, роли и права доступа. При входе через Google также обрабатываются данные, переданные Google; сервер технически поддерживает вход по email и паролю.
• Рабочий контент: доски, связи и операции на них, промпты, системные инструкции, заметки, пользовательские агенты, переписку и историю чатов, ответы моделей, приглашения по email, сведения о совместной работе и присутствии.
• Файлы и документы: загруженные документы, изображения и вложения, имя файла, MIME-тип, размер, контрольную сумму SHA-256, извлеченный текст, фрагменты документов и технические векторные представления для поиска по документам. Смысловой поиск включен на тестовой площадке; в production он пока не работает.
• Голосовые данные: полную аудиозапись голосового запроса длительностью до 120 секунд и результат распознавания речи.
• Технические данные: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, cookie и данные сессии, время запросов, события работы сервиса, ошибки, журналы сервера и данные авторизации.
• Данные об использовании: выбранные AI-модели, количество и стоимость токенов, статистику запросов, статусы операций и иные сведения, необходимые для учета потребления сервиса.
• Платежные данные сейчас не обрабатываются в продукте. Syneps не хранит номера банковских карт, CVV/CVC и платежные токены; при включении оплаты такие данные должны обрабатываться на стороне платежного провайдера.

Данные поступают:

• непосредственно от пользователя при входе, заполнении профиля, работе с досками и чатами, загрузке файлов и записи голоса;
• от Google при авторизации через учетную запись Google;
• от администратора организации или другого пользователя, который приглашает человека в рабочее пространство или на доску;
• автоматически от браузера, серверов и подключенных сервисов при использовании продукта.

Данные используются, чтобы:

• создавать и обслуживать учетную запись, выполнять вход, проверять права и предоставлять доступ по приглашению;
• сохранять доски, чаты, документы и настройки, обеспечивать совместную работу и работу Data Room;
• выполнять запросы к языковым моделям, распознавать речь, искать по загруженным документам на тестовой площадке, выполнять поиск по открытым источникам для аналитических агентов и создавать изображения;
• обеспечивать безопасность, предотвращать злоупотребления, расследовать ошибки и поддерживать работоспособность;
• учитывать использование моделей и готовить продукт к расчетам и биллингу без обработки карточных реквизитов;
• отвечать на обращения, исполнять договорные и применимые законодательные обязанности.

В зависимости от конкретного сценария предполагаемыми основаниями обработки являются:

• согласие субъекта персональных данных, когда оно требуется законодательством;
• заключение и исполнение договора с пользователем или корпоративным заказчиком либо действия по запросу пользователя до его заключения;
• исполнение обязанностей, возложенных на операторов законодательством.

Если данные в Syneps загружает корпоративный заказчик, он может выступать самостоятельным оператором, а Syneps — обработчиком по его поручению. Заказчик отвечает за наличие законного основания для передачи данных своих сотрудников, клиентов и иных лиц.

До финального утверждения политики владельцы сервиса должны подтвердить основание для каждого процесса, оформить отдельные согласия там, где они необходимы, и закрепить роли сторон в договорах.

Основные серверы, базы данных, система авторизации Keycloak, кэш и пользовательские файлы размещены в инфраструктуре Hetzner в Фалькенштайне, Германия. Файлы хранятся в Hetzner Object Storage в том же регионе.

Трафик может проходить через прокси-серверы Timeweb в России. По имеющимся техническим сведениям эти прокси передают трафик и не сохраняют пользовательские данные.

Первичная запись и хранение данных граждан России в базе данных на территории России сейчас не настроены: рабочая база находится в Германии. Подтверждение уведомления Роскомнадзора об обработке и трансграничной передаче также отсутствует. До выхода финальной редакции необходимо привести этот контур в соответствие с требованиями российского законодательства.

Для отдельных технических данных настроены следующие сроки:

• аккаунт и профиль — бессрочно, до удаления по запросу;
• сессия авторизации — до 24 часов;
• подписанная ссылка на файл — до 10 минут;
• кэш изображений — до 24 часов;
• кэш векторных представлений — до 30 дней;
• доски и история изменений, чаты, документы, приглашения и статистика — бессрочно, до ручного удаления или удаления по запросу; автоматический срок не установлен;
• серверные журналы — без настроенной ротации и автоматического срока удаления.

Файлы и документы хранятся без автоматического срока удаления. Когда пользователь или команда Syneps удаляет файл, его содержимое стирается из объектного хранилища сразу, а техническая запись о файле удаляется через 30 дней.

Резервные копии создаются ежедневно и хранятся до 7 дней; дополнительно используются снимки серверов Hetzner. После удаления рабочей копии данные могут оставаться в резервных копиях не более 7 дней.

Чтобы выполнить выбранную пользователем функцию, Syneps может передавать данные следующим сервисам:

• Google — авторизация через Google и модели Gemini;
• OpenAI, Anthropic и xAI — обработка запросов языковыми моделями;
• Deepgram — распознавание речи; сервису передается полная аудиозапись голосового запроса;
• Google Vertex и Black Forest Labs — генерация изображений;
• xAI — поиск по открытым веб-источникам и X (Twitter) для агентов «Аналитик», «Исследователь трендов» и «Аналитик контента конкурентов»; текст запроса передается xAI для выполнения поиска.

В зависимости от функции внешнему сервису могут передаваться запрос пользователя, системная инструкция, история чата, содержимое доски, фрагменты загруженных документов, вложения и изображения. При использовании аналитического агента текст поискового запроса также используется для поиска по открытым источникам и X. Следует не включать в запрос лишние персональные или конфиденциальные сведения.

Хранение и обработка происходят в Германии, США и других странах, где работают выбранные провайдеры. Трансграничная передача фактически выполняется; подтвержденных сведений о подаче необходимых уведомлений в Роскомнадзор пока нет.

Специальный режим нулевого хранения, запрет обучения на переданных данных и отдельные соглашения об обработке данных с AI-провайдерами пока не подтверждены. Применяются стандартные настройки и правила соответствующего провайдера, поэтому Syneps не обещает, что каждый провайдер немедленно удаляет данные или не использует их для улучшения своих сервисов.

На дату публикации Sentry-мониторинг, отправка email-приглашений и прием платежей в рабочем контуре не активны. DeepSeek настроен в коде, но фактически не подключен.

Syneps использует техническую httpOnly cookie сессии, необходимую для входа, сохранения авторизации и работы продукта. Она не используется для рекламного профилирования и недоступна JavaScript-коду страницы.

Токены доступа и обновления обрабатываются серверным BFF и не сохраняются в localStorage или sessionStorage браузера. В localStorage могут сохраняться до 40 черновиков чатов без отдельного автоматического срока удаления; пользователь может удалить их через настройки браузера.

Google Analytics, Яндекс Метрика, PostHog и другие маркетинговые системы аналитики в текущей версии не обнаружены и не используются.

В пределах, установленных применимым законодательством, пользователь вправе:

• получить сведения об обработке своих персональных данных и доступ к ним;
• потребовать уточнения, блокирования или исправления неточных данных;
• потребовать прекращения обработки и удаления данных, если отсутствует законное основание продолжать обработку;
• отозвать согласие, когда обработка основана на согласии;
• обратиться с жалобой к операторам, в Роскомнадзор или в суд.

Самостоятельного удаления аккаунта в интерфейсе пока нет. Запрос обрабатывается вручную и может потребовать подтверждения личности; данные удаляются из системы авторизации, рабочих баз, объектного хранилища и кэшей, если их дальнейшее хранение не требуется по закону. Остаточные копии удаленных данных могут сохраняться в резервных копиях до 7 дней.

Запрос можно направить на romanov.bcz@gmail.com. Операторы могут запросить сведения, необходимые для подтверждения личности заявителя и его связи с учетной записью Syneps. Ответ предоставляется в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

В продукте применяются организационные и технические меры, соответствующие текущей архитектуре:

• защищенная передача данных по HTTPS и ограничительные заголовки безопасности веб-приложения;
• аутентификация через Keycloak, проверка ролей и прав доступа;
• разделение доступа между компаниями, рабочими пространствами и досками;
• короткоживущие подписанные ссылки для доступа к файлам.

Ни один способ защиты не исключает риск полностью. Текущий контур требует доработки сроков хранения журналов, централизованного удаления и договорных гарантий внешних провайдеров.

Ответы AI формируются автоматически и могут быть неполными или ошибочными. Пользователь должен проверять результат перед принятием юридически, финансово, медицински или иным образом значимых решений.

Syneps не предназначен для намеренной обработки специальных категорий персональных данных и биометрических данных. Не следует загружать сведения о здоровье, политических или религиозных взглядах, интимной жизни, судимости и биометрические шаблоны без подтвержденной необходимости и законного основания.

Сервис предназначен для делового использования совершеннолетними пользователями и не ориентирован на детей.

Пользователь и корпоративный заказчик обязаны иметь законное основание для загрузки данных третьих лиц и не передавать больше данных, чем необходимо для задачи.

Syneps будет дополнять политику по мере изменения функций, подключенных провайдеров, сроков хранения и юридического оформления. Новая редакция публикуется по тому же адресу и применяется с указанной в ней даты.

До появления финальной редакции рекомендуется проверять дату документа перед использованием сервиса.